Tööd saab alustada kahel viisil.
Variant 1. Häälmärge salvestatakse helifailina
Salvestame telefonis häälmärkme. Tulemuseks on helifail, mille anname Codexile. Codex teeb heli esmalt tekstiks ja saab seejärel tekstiga edasi töötada.
See variant sobib siis, kui mõte tuleb kiiresti talletada, kuid kohe pole aega seda korrastada.
Variant 2. Kõne muutub kohe tekstiks
Lülitame sisse häälsisestuse ja räägime. Tuvastatud tekst ilmub kohe märkmesse, nii et tulemuseks pole helifail, vaid valmis tekstimärge.
Sel juhul ei pea Codex heli eraldi transkribeerima: anname talle kohe teksti.
Edasi töötavad mõlemad variandid ühtemoodi
- Codex saab helifaili või valmis tekstimärkme.
- Helifaili korral teeb Codex sellest kõigepealt teksti.
- Seejärel rakendab Codex Aigensia toimetamisreegleid: eemaldab kordused ja täitesõnad, parandab ilmsed kõnetuvastusvead, jagab teksti lühikesteks lõikudeks ning lisab pealkirja.
- Reeglites on kirjas, et ebaselged kohad tuleb märkida, mitte ise juurde mõelda. Ainult sellele siiski loota ei saa, sest mudel võib eksida või tähendust täiendada. Seetõttu loeme valmis mustandi alati üle.
- Notioni ühenduse kaudu loob Codex andmebaasi „Sisu” eraldi lehe, lisab sinna toimetatud teksti ja määrab staatuseks „Mustand”.
- Kontrollime tulemuse üle ja otsustame, mida materjaliga edasi teha.
Toimetamistöös jääb alles kaks põhietappi: räägime materjali sobival viisil sisse ja kontrollime valmis mustandi üle. Helifaili kasutades lisandub üks tehniline samm — faili edastamine Codexile.
Milliseid teisi lahendusi kaalusime
Üks võimalus oli käivitada oma serveris kohalik keelemudel. See annaks tehnilise keskkonna üle rohkem kontrolli, kuid nõuaks seadistamist, sobivat riistvara, uuendusi ja pidevat hooldust.
Väikese hulga mittekonfidentsiaalsete tekstide puhul oleks selline lahendus põhjendamatult keeruline. Seetõttu kasutasime esimeses töötavas versioonis olemasolevat välist teenust. Kui konfidentsiaalsusnõuded muutuvad, tuleb ka lahenduse ülesehitus uuesti läbi vaadata.
Notioni asemel oleks saanud tekstid salvestada Google Docsi. Sisuga töötades pole aga tähtis ainult dokument ise, vaid ka selle staatus, loomise aeg ja koht ülejäänud materjalide seas. Aigensia kasutab selleks juba Notioni andmebaasi, seega polnud mõtet veel üht tööriista lisada.
Kasutatud tööriistad
- Telefoni helisalvestus salvestab märkme helifailina
- Häälsisestus muudab kõne kohe tekstimärkmeks
- Codex saab helifaili või teksti ja täidab seejärel etteantud juhised
- Aigensia toimetamisreeglid määravad teksti struktuuri, stiili ja töötlemise piirid
- Notioni ühendus seob Codexi Notion API kaudu tööandmebaasiga
- Notion hoiab valmis materjale ja nende staatusi
Praktiline järeldus
Kasuliku automatiseerimise jaoks ei pea kogu tööprotsessi ümber ehitama.
Mõnikord piisab ühest lühikesest, kuid korduvast ahelast — näiteks märkmete töötlemisest, pöördumiste edasi suunamisest või aruande ettevalmistamisest — ning juba tuttavate tööriistade ühendamisest.